DPP LDII Sosialisasikan Keprotokolan untuk Seragamkan Perhelatan Resmi Organisasi

DPP LDII Sosialisasikan Keprotokolan untuk Seragamkan Perhelatan Resmi Organisasi—Ketua DPP LDII, Rulli Kuswahyudi, memberikan materi keprotokolan dalam Rapat Koordinasi Nasional (Rakornas) DPP LDII yang diadakan di Grand Ballroom Minhajurrosyidin, Jakarta, pada Minggu (22/9).

Dalam kesempatan ini, Rulli mengingatkan bahwa keprotokolan merupakan standar penting dalam menyelenggarakan acara resmi, terutama yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau kegiatan resmi organisasi.

“Keprotokolan meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat,” ujar Rulli yang juga menjabat sebagai Ketua Rakornas LDII.

Ia melanjutkan bahwa pengetahuan mengenai tata cara penyambutan tamu sangat penting untuk menunjukkan profesionalisme LDII sebagai organisasi, khususnya dalam melaksanakan kegiatan resmi.

“Dengan profesionalisme yang terlihat dari pelaksanaan acara, kegiatan tersebut akan menjadi kebanggaan bagi warga LDII dan memberikan rasa nyaman bagi tamu undangan,” tuturnya.

Menurut Rulli, setiap kegiatan yang dilaksanakan LDII adalah cermin atau wajah yang terlihat oleh umum. Oleh karena itu, persiapan matang, terutama dalam manajemen pra-acara, menjadi sangat penting.

DPP LDII Sosialisasikan Keprotokolan untuk Seragamkan Perhelatan Resmi Organisasi

DPP LDII pun meminta para peserta Rakornas untuk menyampaikan materi pengelolaan acara tersebut hingga pada level pimpinan anak cabang (PAC) — yang merupakan struktur organisasi terbawah. Keteraturan dalam penyelenggaraan acara, menurut Rulli, menunjukkan LDII melakukan penataan organisasi dengan baik.

Terkait dengan surat menyurat, Rulli menekankan pentingnya memikirkan maksud dan tujuan dari undangan resmi. Ia juga mengingatkan agar surat undangan dikawal hingga sampai kepada tamu yang akan diundang.

“Surat undangan perlu menyertakan kontak orang yang bisa dihubungi. Selain itu, dalam penulisan surat, perhatikan cara penulisan jabatan, nama, dan alamat agar tidak terjadi kesalahan ejaan,” kata Rulli.

Rulli juga menegaskan bahwa tanggung jawab pengelolaan surat menyurat tidak hanya terletak pada sekretariat, melainkan perlu ada koordinasi antar pengurus. Pengiriman surat, baik secara fisik maupun daring, harus terus dipantau dan dipastikan surat sampai kepada penerima dengan alamat yang jelas.

“Tanda terima surat sebagai bukti pengiriman juga sangat penting, dan harus terus diawasi responsnya,” tambahnya.

Mengenai penataan tempat duduk, Rulli menjelaskan bahwa panitia acara harus mengetahui urutan tingkatan pejabat agar tidak salah dalam menempatkan kursi. Panitia juga perlu menunjuk petugas untuk menempelkan nama pejabat pada kursi yang tepat, guna memastikan kursi tidak ditempati oleh orang yang tidak berhak.

“Perlu pengawalan ketat terhadap tamu agar mereka dapat sampai ke kursinya dengan nyaman, sehingga mereka merasa diperhatikan,” ujar Rulli.

Selain itu, Rulli juga mengingatkan mengenai posisi ideal dalam menyambut tamu. Penyambut tamu sebaiknya berada di sisi kanan atau kiri tamu kehormatan yang datang.

“Urutan penerimaan tamu yang paling utama adalah pejabat yang paling dihormati yang pertama kali menjabat tangan atau menyambut tamu. Begitu pula dalam melepas tamu, pejabat utama akan menjabat tangan paling akhir,” ujar Rulli.

Hal penting lainnya adalah pemasangan bendera dalam acara resmi. Panitia perlu memperhatikan posisi bendera negara yang harus diletakkan di sebelah kanan mimbar, sedangkan bendera LDII di sisi kiri.

DPP LDII Sosialisasikan Keprotokolan untuk Seragamkan Perhelatan Resmi Organisasi

Selanjutnya, Rulli menjelaskan urutan acara yang harus diikuti. Urutan acara dimulai dengan pembacaan Al-Qur’an, kemudian menyanyikan lagu nasional, dan setelah itu acara dibuka oleh Master of Ceremony (MC). Setelah acara pokok, ditutup dengan doa, dan diakhiri dengan foto bersama.

Saat sesi foto bersama antara pengurus dan tamu undangan, Rulli mengingatkan agar tidak terjadi berebut posisi. Hal ini menunjukkan rasa hormat kepada pejabat berwenang. Ia juga menekankan agar tidak menghadirkan “matahari kembar”, yang artinya tidak semua pejabat harus memberikan sambutan.

Urutan acara sebaiknya dibuat sesederhana mungkin dan tidak bertele-tele. Sambutan saat pembukaan dilakukan mulai dari pejabat tertinggi berdasarkan aturan protokoler.

Selain itu, untuk menghindari tamu terhormat melakukan pengulangan naik-turun panggung, upayakan agar pergerakan mereka seminimal mungkin.

Keberlangsungan acara juga harus terkoordinasi dengan baik antara Floor Director (FD), MC, dan Runner. Ketiganya bertugas dalam area panggung utama, mengatur keseluruhan jalannya acara.

“Runner misalnya, berkoordinasi dengan MC untuk melengkapi kebutuhan presentasi dan penyambutan tamu, sementara MC harus mengetahui dan memiliki daftar pejabat yang perlu disebut, termasuk gelarnya secara lengkap,” jelasnya.

Untuk itu, panitia juga perlu menyiapkan cue-card yang berisi susunan acara bagi MC, bukan menggunakan handphone atau kertas besar.

Selain itu, untuk mengurangi pergerakan petugas konsumsi selama acara berlangsung, seluruh meja peserta sebaiknya sudah terisi dengan konsumsi seperti air dan snack sebelum acara dimulai.

“Sebelum acara dimulai, pastikan semua meja sudah terisi dengan rapi,” tutup Rulli.

DPP LDII Sosialisasikan Keprotokolan untuk Seragamkan Perhelatan Resmi Organisasi

[1] Penyambutan Tamu

Penyambut tamu berada di sisi kanan atau kiri tamu kehormatan.
Pejabat yang paling dihormati akan menjabat tangan atau menyambut tamu pertama kali.
Pada saat melepas tamu, pejabat utama akan menjabat tangan tamu terakhir.

[2] Pemasangan Bendera

Bendera negara ditempatkan di sisi kanan mimbar.
Bendera organisasi (LDII) ditempatkan di sisi kiri mimbar.

[3] Pembacaan Al-Qur’an

Dimulai dengan pembacaan Al-Qur’an sebagai bagian dari rangkaian acara.

[4] Lagu Kebangsaan

Setelah pembacaan Al-Qur’an, dilanjutkan dengan menyanyikan lagu kebangsaan.

[5] Pembukaan oleh Master of Ceremony (MC)

MC membuka acara dan memberikan pengantar tentang susunan acara.

[6] Sambutan

Sambutan diberikan oleh pejabat utama atau yang ditunjuk sesuai urutan protokoler.
Sambutan dilakukan mulai dari pejabat tertinggi berdasarkan urutan.

[7] Acara Pokok

Setelah sambutan, acara inti atau pokok dimulai.
Kegiatan ini sesuai dengan tujuan acara, seperti seminar, diskusi, atau presentasi.

[8] Doa

Setelah acara pokok, diadakan doa untuk menutup kegiatan.

[9] Penutupan

Acara ditutup secara resmi oleh MC, dengan mengucapkan terima kasih kepada para tamu undangan dan peserta.

[10] Foto Bersama

[11] Pengawalan dan Pengaturan Tempat Duduk

Kursi tamu dihitung berdasarkan urutan jabatan.
Petugas memastikan kursi tamu terhormat tidak ditempati oleh pihak yang tidak berhak.
Pengawalan dilakukan agar tamu dapat duduk dengan nyaman dan merasa dihargai.

Catatan:

Keteraturan dan Kesopanan sangat ditekankan dalam urutan acara ini. Pengelolaan protokoler yang baik akan menciptakan suasana yang nyaman dan menghargai tamu, sekaligus menunjukkan profesionalisme organisasi.
Pengelolaan Surat Menyurat sebelum acara dimulai juga merupakan bagian dari persiapan yang harus dipastikan sampai ke tamu undangan dengan benar, termasuk memastikan ejaan nama dan jabatan yang tepat.

Anda pembaca ke: 38